Comment réaliser une cartographie des compétences ?

Elle est particulièrement utile pour renforcer les équipes projet en comprenant les compétences actuelles et les besoins futurs en développement professionnel. Cette pratique s’intègre souvent dans une stratégie de gestion des emplois, des compétences et implique de dresser un tableau des compétences disponibles et nécessaires pour chaque poste, ainsi que les besoins en formation de tous les collaborateurs.

La compétence est définie comme la capacité à mettre en œuvre un ensemble de savoirs, savoir-faire, et savoir-être afin d’accomplir une tâche ou une activité spécifique. Elle vise toujours un objectif professionnel et son efficacité peut être évaluée dans un contexte particulier. Les compétences sont indispensables pour l’exécution des tâches liées à un métier et peuvent être classées en deux catégories principales :

• Compétences spécifiques : Elles sont directement liées à la technicité d’un métier ou d’une activité particulière, comme la gestion comptable ou les techniques agricoles. Ces compétences sont souvent spécifiques à un contexte professionnel donné mais peuvent être transférables entre métiers ou secteurs si elles trouvent à s’appliquer dans des contextes professionnels variés, par exemple, la mécanique appliquée à la réparation automobile et à la maintenance.
• Compétences transversales : Ces compétences sont génériques et applicables dans de nombreuses situations professionnelles. Elles incluent les compétences de base (littératie, numératie, compétences numériques) et les compétences comportementales (savoir être), qui sont essentielles à l’adaptation et à la performance dans diverses activités professionnelles.

La cartographie des compétences est un outil polyvalent qui dépasse les seuls domaines des ressources humaines et de la formation. Elle joue un rôle crucial dans la gestion et l’auto-gestion au sein des organisations. Elle répond aux besoins de quatre acteurs clés :

• Les directeurs des ressources humaines utilisent la cartographie des métiers pour élaborer des stratégies ressources humaines et des plans de recrutement.
• Les responsables de formation l’utilisent pour identifier les besoins en développement.
• Les managers s’en servent pour constituer des équipes performantes en identifiant les forces et faiblesses.
• Les collaborateurs l’utilisent pour leur propre développement et autonomie.

De plus, les managers ont de plus en plus recours à la cartographie des compétences pour assurer le succès des projets dans des environnements de travail collaboratifs et transversaux. En somme, cet outil permet de comprendre les attentes de l’entreprise, d’anticiper les évolutions et de constituer des équipes efficaces.

Voici les principaux défis auxquels cette démarche de l’entreprise est confrontée :

• Anticiper les compétences essentielles de demain pour atteindre les objectifs organisationnels.
• Évaluer avec précision les compétences actuelles des collaborateurs.
• Identifier les écarts entre les compétences requises et celles disponibles.
• Optimiser l’utilisation des compétences existantes parmi les collaborateurs.
• Définir les besoins en formation et en développement pour accroître la performance des collaborateurs.
• Repérer les opportunités d’évolution de carrière pour les collaborateurs.
• Établir des plans de succession pour les postes clés.

La cartographie des compétences revêt son importance dans le cadre d’une stratégie globale de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), qui intègre de plus en plus la Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels (GEPP). Il est également pertinent de cartographier les emplois et les métiers.

Pour créer une cartographie des compétences efficace, il existe plusieurs outils adaptés aux besoins d’une organisation, incluant la matrice de la charte d’équipe, la matrice des acteurs, et la matrice des compétences. Parmi ces outils, la cartographie de la charte d’équipe se distingue comme l’approche la plus complète, offrant une vue d’ensemble des valeurs, attentes, et contributions de chaque membre de l’équipe. Cette méthode vise à établir un référentiel commun de compétences pour maintenir l’alignement autour d’une vision partagée.

Cependant, l’intégration de la cartographie des compétences dans la charte d’équipe est souvent perçue comme un défi par les managers, particulièrement en l’absence de liens hiérarchiques directs avec les participants. Les préoccupations concernent principalement leur autorité pour engager ce processus et la réaction potentielle des collaborateurs. La crainte de questionner les membres des équipes sur leurs compétences disponibles pour le projet peut entraver cette démarche, malgré son importance.

Pour simplifier cette tâche, une astuce consiste à demander aux participants de lister trois compétences clés qu’ils peuvent offrir au projet. L’utilisation du mind mapping peut alors aider à décomposer et expliquer chaque compétence de manière détaillée. Ce processus permet de créer une sous-cartographie focalisée soit sur les acteurs eux-mêmes, soit uniquement sur les compétences, facilitant ainsi la contribution de chacun au projet.

Lors de la cartographie des compétences, vous pouvez retrouver trois groupes distincts : les compétences techniques, les compétences comportementales et les compétences uniques. 

Les compétences techniques, ou « hard skills », désignent les connaissances spécifiques et les capacités techniques nécessaires pour un emploi. Historiquement, ce sont les premières aptitudes professionnelles reconnues, quantifiables, et elles demeurent celles qui sont le plus mises en avant sur un curriculum vitae.

Les compétences comportementales, ou « soft skills », font référence aux aptitudes interpersonnelles, soulignant la capacité d’une personne à s’adapter à son environnement, à collaborer, à communiquer, à diriger, et à prendre du recul face à diverses situations. Ces compétences mettent plus l’accent sur l’intelligence émotionnelle (QE) que sur l’intelligence rationnelle (QI), valorisant davantage le savoir-être que le savoir-faire.

Les compétences uniques, atypiques, ou « mad skills », représentent d’autres qualités recherchées par les employeurs, notamment celles acquises à travers des activités personnelles telles que les loisirs, la culture ou le sport. 

Lorsque les compétences professionnelles ne suffisent plus à distinguer un candidat, l’originalité des compétences personnelles acquises hors du cadre professionnel peut faire la différence, avec l’espoir que ces dernières soient applicables dans un contexte professionnel. 

La mise en place d’une cartographie des compétences implique un processus qui peut être divisé en plusieurs étapes. Voici une méthode suggérée en cinq étapes :  

Identifier les compétences stratégiques nécessaires pour l’avenir de l’entreprise est une étape clé. Cela nécessite une analyse approfondie des objectifs de l’entreprise et des rôles, en déterminant les compétences requises pour chaque poste. Cette démarche permet de créer un référentiel de compétences complet.

Ce référentiel de compétences, énumère les compétences essentielles pour chaque fonction ou secteur au sein de l’entreprise. Il aide à établir clairement les exigences de compétences spécifiques à chaque rôle. Si les référentiels de compétences externes ne s’alignent pas parfaitement sur les besoins uniques de l’entreprise, il devient essentiel de développer un répertoire interne. À cet égard, il est important de définir ou de préciser les objectifs spécifiques pour assurer une adéquation parfaite avec la vision globale de l’entreprise.

Ces objectifs peuvent différer en type et en nombre, couvrant des aspects tels que l’anticipation des besoins de recrutement, l’évaluation des besoins de formation, et la sélection des profils les plus adaptés. Documenter ces objectifs est nécessaire pour maintenir une vision claire et cohérente, un élément fondamental de la stratégie de gestion des compétences.

Outre leurs tâches habituelles, vos collaborateurs devront allouer quelques heures hebdomadaires à un projet spécifique : l’élaboration collective d’une cartographie des compétences. Ce processus nécessite une évaluation systématique de toutes les stratégies d’entreprise, impliquant la formation de groupes de travail spécialisés axés sur l’analyse des compétences. En parallèle, il est impératif de nommer un membre de l’équipe chargé de documenter et de piloter ce projet, avec pour mission de rassembler, organiser et structurer toutes les informations pertinentes pour produire une cartographie des métiers claire.

Cette mise en place vise à obtenir une vue d’ensemble des aptitudes disponibles au sein de l’équipe, identifiant ainsi les domaines nécessitant des formations supplémentaires. Diverses méthodes peuvent être utilisées pour réaliser cet inventaire, les entretiens annuels se révélant particulièrement utiles. Ils offrent une occasion privilégiée de communiquer directement avec les collaborateurs sur ses compétences actuelles, ses aspirations professionnelles, et d’identifier ses besoins en termes de développement de compétences.

Cette phase critique a pour but de garantir la durabilité et la continuité des opérations de l’entreprise en planifiant les successions pour les rôles centraux. Il est essentiel d’identifier au sein de l’équipe des individus dotés des compétences, des talents et du potentiel nécessaires pour occuper ces postes stratégiques à terme.

Le processus ne consiste pas uniquement à choisir des candidats appropriés, mais s’étend aussi à la création de programmes personnalisés de formation et de développement. Ces programmes visent à pallier les déficiences compétences détectées et à enrichir les compétences clés existantes, en tenant compte des besoins propres à chaque rôle crucial. Les initiatives peuvent varier, allant de sessions de formation spécifiques, à du mentorat, des permutations de postes, ou encore à des opportunités de leadership.

Cette phase importante découle de l’évaluation précise des compétences disponibles au sein de l’organisation, en adéquation avec ses objectifs stratégiques. Une analyse minutieuse des compétences clés actuelles facilite considérablement la mise au point d’un programme de formation efficace.

Ce programme est conçu pour développer ou améliorer les compétences clés et les connaissances que l’on attend des employés, s’appuyant sur les différences constatées entre les capacités existantes et celles nécessaires pour réaliser les ambitions de l’entreprise.

Cette étape clé est vitale pour apprécier l’impact des initiatives de formation déployées. Elle vise à vérifier si les programmes de formation ont effectivement permis de développer ou d’optimiser les compétences des collaborateurs conformément aux attentes.  

Pour la mise en place de cette évaluation, il convient de réutiliser les approches et outils introduits lors de la deuxième phase, incluant les entretiens personnels, les évaluations de compétences, les analyses de performances, les grilles d’évaluation des compétences, ou les questionnaires d’autoévaluation.  

Il est aussi conseillé de prendre en considération d’autres indicateurs de succès, comme le taux de participation aux sessions de formation, le degré de satisfaction exprimé par les employés, les feedbacks des formateurs et des responsables, ainsi que l’effet de la formation sur les performances individuelles et collectives.  

Après vous avoir introduit au concept de cartographie des compétences, il est essentiel d’explorer ses perspectives. Cette pratique offre un avantage notable : elle fournit un panorama complet des compétences disponibles au sein de l’entreprise à un moment donné.

Une fois établie, la mise à jour de la cartographie des métiers se fait par l’ajout progressif de nouvelles compétences et des nouveaux emplois. Cette actualisation constante est cruciale car elle permet, à l’occasion de chaque nouveau projet, de consulter la cartographie des compétences pour former des équipes basées sur les compétences spécifiques des collaborateurs. D’où l’importance de maintenir cette cartographie des compétences à jour, pour avoir une vision claire et actuelle des compétences de chaque employé au sein de l’entreprise.

La cartographie des compétences se révèle être un outil fondamental pour booster la performance d’une entreprise. Elle joue un rôle crucial non seulement dans le recrutement de nouveaux talents mais aussi dans la fidélisation du personnel déjà en place, assurant ainsi une main-d’œuvre qualifiée, engagée, et efficace. Ce procédé stratégique permet d’identifier les compétences essentielles requises, d’évaluer les capacités actuelles des employés, et de développer des plans de formation et de développement adaptés. En outre, il contribue à la mise en place de stratégies de succession pour garantir une transition fluide des rôles clés au sein de l’organisation.

Pour que cette démarche de cartographie des compétences soit réussie, il est crucial d’impliquer tous les acteurs dans le processus, ce qui augmente leur motivation et leur engagement. Aligner les initiatives de formation sur les objectifs globaux de l’entreprise assure que les compétences développées sont en parfaite adéquation avec les besoins de l’entreprise. Prendre en compte les différences individuelles permet d’adapter les plans de formation et de développement à chaque employé, optimisant ainsi leur efficacité. Enfin, une évaluation régulière des compétences est indispensable pour mesurer les progrès et ajuster les stratégies au besoin.