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Remboursement notes de frais
Remboursement des frais professionnels et fiche de paie : comment cela fonctionne-t-il ?
Instruction juridique : La note de frais sur le bulletin de paie
Définition du bulletin de salaire
Le bulletin de salaire ou fiche de paie est le document remis au salarié et attestant du salaire versé par l’employeur au salarié. Le bulletin de salaire reprend toutes les informations relatives au salaire et est obligatoirement délivré par l’employeur. Il comporte également des mentions obligatoires telles que :
- Le nom et l’adresse de l’employeur
- Le nom et emploi du salarié
- Le nombre d’heures travaillées et la période de travail
- Le montant du salaire brut et le montant effectivement versé à l’employé
- Les frais professionnels ou indemnités reversées au salarié
Les frais professionnels ne rentrent pas dans la rémunération du salarié et sont donc traités à part du salaire sur le bulletin de salaire.
Définition de la note de frais
Les frais professionnels correspondent aux dépenses effectuées par le salarié, dans le cadre de son travail, afin de mener à bien ses missions au sein de l’entreprise. Il peut s’agir de frais de restauration, de frais kilométriques ou indemnités de déplacement ou encore de frais d’hébergement. Il s’agit de dépenses normalement supportées par l’entreprise, qui sont avancées par le salarié. Ces frais doivent donc être remboursés par l’entreprise au salarié qui a effectué la dépense. Ce remboursement est souvent effectué lors du paiement du salaire, grâce à une note de frais.
La note de frais est le document reprenant les éléments de la dépense, auquel on joint une facture attestant de la dépense, et qui va permettre le remboursement des frais au salarié. La note de frais comporte certaines mentions obligatoires comme le montant (HT et avec TVA) et la date de la dépense, ou encore le nom et la mission du salarié ayant engagé les frais. Les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales, sous certaines conditions précisées par l’URSSAF.
Les conditions de remboursement de la note de frais
Lorsque les frais professionnels suivent le régime du remboursement au réel, l’employeur doit rembourser le salarié pour les frais avancés. Ces frais étant exempts pour la plupart de cotisations sociales, les conditions de remboursement sont strictement encadrées par la loi.
Une dépense ayant un caractère professionnel
La dépense doit avoir un caractère professionnel. Les frais engagés le sont pour le compte et dans l’intérêt de l’entreprise. La dépense doit être nécessaire pour le bon déroulement de l’activité du salarié qui travaille pour l’entreprise.
Une dépense proportionnée
Le montant de la dépense doit être proportionné, c’est-à-dire raisonnable. Des frais de repas lors d’un déplacement, excédant un certain montant pour un salarié et un repas ne seront pas considérés comme proportionnés par l’URSSAF et risquent de ne pas être considérés comme des frais professionnels non soumis à cotisations.
Une dépense justifiée d’un point de vue comptable
Enfin, la dépense doit être justifiée au niveau de la comptabilité. Elle doit donc avoir été intégrée à la comptabilité, dans les bons livres, et doit pouvoir être prouvée. Pour prouver la dépense, le salarié doit fournir une facture avec certaines mentions obligatoires.
À ce titre, le remboursement de la note de frais doit donc être mentionné sur le bulletin de salaire, dans une catégorie différente de la rémunération.
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Les demandes tardives de versement des frais professionnels
La gestion des frais professionnels peut être un véritable casse-tête pour les entreprises. En effet, les types de dépenses au réel se sont multipliés, notamment avec les collaborateurs qui voyagent régulièrement et/ou effectuent de nombreuses dépenses d’affaires.
Avec une gestion classique des frais professionnels, les notes de frais sont généralement « papiers », avec la facture papier accompagnée de la note de frais remplie par le salarié. Ces documents sont remplis et rassemblés par le salarié concerné par la dépense, une fois de retour au bureau. Pour gagner du temps, de nombreux collaborateurs vont traiter leurs notes de frais en même temps une à deux fois par mois, car cette tâche est à accomplir en plus de leurs missions de poste.
Cette gestion chronophage signifie souvent que les notes de frais de l’ensemble des employés sont toutes transmises au service comptabilité en fin de mois, juste avant le versement des salaires. Les services de comptabilité se retrouvent avec toutes les notes de frais du mois à gérer en même temps, dans un délai très court pour assurer un remboursement rapide des frais professionnels, comme cela est requis par la loi.
Mais cette gestion en fin de mois n’est pas le seul problème.
Documents perdus et non-conformité des notes de frais
Avec un traitement de la note de frais qui intervient parfois plusieurs semaines après la dépense, le risque d’avoir perdu les justificatifs (la facture) est beaucoup plus élevé. Plus de 30% des notes de frais ne sont pas remboursées aux salariés, car ces derniers ont perdu la facture associée à la dépense. L’administration fiscale n’accepte aucune note de frais sans justificatif et l’entreprise ne peut donc prendre le risque d’une amende en cas de contrôle.
En plus des documents perdus, une note de frais traités longtemps après la dépense peut comporter des erreurs, car le salarié peut avoir oublié l’objet de la mission correspondant à la dépense ou regrouper des dépenses de différentes journées de travail sans faire attention aux dates des factures. Là encore, l’administration fiscale n’acceptera aucune note de frais non conforme et l’entreprise s’exposer à une amende.