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Ordre de mission et notes de frais : quel processus de remboursement établir ?
Aujourd’hui, vous avez besoin de contrôler les dépenses de vos collaborateurs pour ne pas mettre en danger la trésorerie de votre entreprise. Et dans le même temps, vos employés attendent un remboursement rapide des frais engagés.
Ordre de mission et notes de frais : quel processus de remboursement établir ?
Au sein de votre entreprise, les déplacements professionnels se font de plus en plus fréquents. Quand il s’agissait de gérer un ou deux voyages d’affaires par an, le remboursement des notes de frais des collaborateurs n’était pas problématique. Mais la multiplication des déplacements des salariés pour des missions à l’extérieur a complexifié cette tâche.
Vous cherchez donc à optimiser le processus de remboursement des notes de frais au sein de votre entreprise. Pour mener à bien cette mission, vous allez devoir vous appuyer sur un document de la plus haute importance : l’ordre de mission.
Ordre de mission : un document obligatoire
Quand le salarié d’une entreprise part en voyage d’affaires et qu’il utilise sa carte bancaire personnelle pour payer sa chambre d’hôtel ou encore inviter un client au restaurant, celui-ci doit obligatoirement avoir à sa disposition un ordre de mission.
L’ordre de mission est un document obligatoire, fourni par l’employeur, qui prouve que le collaborateur est bien en déplacement professionnel et non pas en voyage privé. Il possède une double utilité :
- Il assure une protection optimale à l’employé, notamment en cas d’accident dans l’exercice de ses fonctions ;
- Il permet au salarié de demander à son employeur le remboursement des frais réalisés pendant le voyage d’affaires sur ses deniers personnels.
La gestion des frais engagés sous un ordre de mission
Même si toutes les entreprises n’en ont pas conscience, l’ordre de mission est bel et bien un document obligatoire qui possède un statut légal. En fournissant un tel document aux collaborateurs en déplacement professionnel, les salariés pourront faire valoir leurs droits, mais l’ordre de mission possède également un avantage de taille pour l’employeur.
En effet, l’ordre de mission permet d’optimiser la gestion des frais engagés par ses salariés en voyage d’affaires :
- Les dépenses sont mieux encadrées.
Par exemple, les collaborateurs savent qu’ils peuvent se faire rembourser un déjeuner avec un client jusqu’à un certain montant.Autre exemple : les salariés ont une meilleure connaissance des frais qui sont pris en charge et de ceux qui ne le sont pas… par exemple, l’entreprise n’est pas dans l’obligation de rembourser les frais de minibar dans la chambre d’hôtel, car l’ordre de mission spécifie que cette dépense est hors cadre. - La gestion des notes de frais est facilitée.
Les collaborateurs du service comptable gagnent du temps et font moins d’erreurs en ayant un ordre de mission sur lequel s’appuyer. C’est encore plus vrai lorsqu’ils ont à leur disposition un outil de gestion des notes de frais comme Silae Expense opéré par Jenji, mais nous en reparlerons un peu plus tard…
Les avances et le remboursement des collaborateurs
Il est parfois difficile pour les salariés d’attendre plusieurs semaines pour obtenir le remboursement des frais réalisés sur leurs deniers personnels pendant un voyage d’affaires. Pour limiter cette frustration, certaines entreprises choisissent de fonctionner avec des avances sur frais : l’employeur avance une somme d’argent à son employé en se basant sur des dépenses prévisionnelles anticipées.
Une fois revenu de son déplacement professionnel, le collaborateur doit tout de même produire une note de frais accompagnée de ses justificatifs :
- Si l’avance était insuffisante, il peut se faire rembourser la différence ;
- Si l’avance était excédentaire, il se fera prélever la différence sur son prochain salaire.
Pour le salarié, l’avance sur frais est rassurante. Mais pour les entreprises, ce n’est pas forcément un fonctionnement idéal, car il s’agit ici de prévoir un budget prévisionnel pour chaque voyage d’affaires et de ponctionner cette somme directement dans la trésorerie de la société.
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Optimisez vos dépenses professionnelles. Pour découvrir l’étendue de cette solution unique, il vous suffit de prendre contact avec nos équipes.
Solution de gestion des dépenses Silae Expense : les fonctionnalités dédiées aux ordres de mission
Chez Silae Expense, nous savons que les entreprises peuvent avoir des difficultés à gérer les ordres de mission qu’elles fournissent à leurs collaborateurs en voyage d’affaires. Il est en effet nécessaire de vérifier si chaque dépense effectuée par le salarié en déplacement professionnel entre bien dans le cadre de l’ordre de mission :
En plus de rédiger sa note de frais, le collaborateur doit fournir un plus ou moins grand nombre de justificatifs au service comptable à son retour de voyage d’affaires ;
Le service comptabilité doit éplucher chaque note de frais avant de valider le remboursement des dépenses engagées, ce qui peut prendre un certain temps, difficilement acceptable pour le salarié.
Une solution de gestion des dépenses comme Silae X Jenji va faciliter cette procédure.
Un module qui s’adapte à vos besoins
Le module développé par Silae Expense permet d’automatiser toutes les étapes de la gestion des notes de frais :
- Les salariés peuvent transmettre leurs notes de frais et les justificatifs associés en quelques clics quelle que soit leur localisation dans le monde ;
- Les demandes de remboursement sont instantanément reçues par le service comptable : la validation en temps réel des notes de frais est ainsi rendue possible, ce qui favorise un remboursement plus rapide ainsi qu’une réduction notable des avances sur frais.
Contactez votre conseiller Silae pour en savoir plus sur le module relatif à l’ordre de mission et pour bénéficier d’une démonstration personnalisée !