Comment choisir un logiciel de notes de frais ?

La mobilité est un critère déterminant pour les outils de gestion. L’optimisation des flux de l’entreprise passe par la mobilité des données. C’est d’autant plus vrai pour la gestion des notes de frais.

Avec une solution connectée et mobile, la gestion des notes de frais se fait en quasi temps réel. Grâce à une application dédiée pour les smartphones, les collaborateurs peuvent enregistrer la dépense dans le système de la solution, dès que la dépense est effectuée. La note de frais est rapidement créée et transmise à la comptabilité, alors même que le collaborateur n’est pas encore revenu de son déplacement.

Un logiciel proposant une solution mobile avec une application paraît indispensable pour la majorité des entreprises souhaitant optimiser leur gestion des notes de frais.

Autre critère important, l’intégration de la nouvelle solution au sein de l’entreprise. Les développements informatiques des 30 dernières années ont permis aux entreprises d’informatiser la majeure partie de leurs tâches.

Ces systèmes constituent bien souvent la colonne vertébrale des entreprises. Une nouvelle solution de gestion se doit d’être intégrée à cet écosystème, sans créer de conflits qui pénaliserait la gestion.

Une bonne solution contient donc des connecteurs natifs pour s’intégrer avec les logiciels ERP et comptabilité, les logiciels de CRM (relation client), les logiciels de productivité, etc. Le nouveau logiciel synchronise les données avec les autres logiciels, permettant une optimisation des flux et du reporting.

La solution doit bien entendu être adaptée à vos besoins. Une solution avec des plans modulables en fonction du plan et des options choisis aura plus de chances de vous correspondre.

Une solution qui propose des options pourra s’adapter plus facilement à vos besoins. Que ces besoins soient fixes ou évolutifs avec le développement de votre entreprise.

Pour que la solution soit pleinement modulable et adaptable à vos besoins, un service support performant s’impose. Des équipes d’assistance facilement joignables et présentes sur votre territoire sont indispensables pour une gestion rapide des problèmes. Le mieux étant une solution qui propose une option de support personnalisé avec un conseiller attitré.

L’adoption d’un logiciel spécialisé pour la gestion des notes de frais implique un passage à la dématérialisation des notes de frais. Les processus de dématérialisation sont désormais enclenchés pour tous les documents de l’entreprise.

La dématérialisation des factures est un processus initié par l’Union européenne dès le début des années 2000. En 2001, une directive vient préciser les normes applicables en matière de dématérialisation des factures, de signature électronique, et de stockage électronique des factures.

Cette directive est transposée en droit français, puis les modalités sont complétés pour diriger les entreprises vers la dématérialisation. Depuis 2019, les notes de frais dématérialisées sans obligation de conservation du justificatif papier sont officiellement acceptées par l’administration française.

Au départ, la dématérialisation présente pour les États un intérêt fiscal. La dématérialisation permet aux administrations fiscales un meilleur contrôle sur les factures et le paiement de la TVA, même au niveau européen.

La transition des entreprises vers le digital et la dématérialisation a été bousculée par la crise sanitaire. La pandémie a paralysé les entreprises désormais contraintes de recourir au télétravail. Aujourd’hui, il est impossible de penser l’activité de l’entreprise sans dématérialisation des tâches non manuelles.

Le Covid-19 a joué un rôle indéniable d’accélérateur de la dématérialisation, comme le montre les conclusions du Conseil européen en octobre 2020. Pour la note de frais, la dématérialisation est désormais indispensable pour des entreprises où les collaborateurs ne sont plus autorisés à se rendre dans les locaux. Avec la dématérialisation, la création et le traitement des notes de frais peuvent se faire en télétravail, sans délai.

L’État a d’ailleurs profité de cette accélération de la digitalisation pour établir la feuille de route de la dématérialisation obligatoire. À ce titre, la loi de finances 2020 impose la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA à compter du 1er janvier 2023. Cette même loi a également prévu l’entrée en vigueur au 1er janvier 2025 d’un dispositif de transmission automatique des données figurant sur les factures à l’administration fiscale.

La dématérialisation est donc un enjeu à très court terme en raison de la crise sanitaire, et a vocation à devenir obligatoire à moyen terme.

Une solution SaaS performante s’accompagne d’une application mobile. L’application permet de gagner en mobilité pour une gestion plus fluide des notes de frais. L’application décuple le potentiel offert par le logiciel SaaS.

L’application mobile garantit une utilisation intuitive à vos collaborateurs. Des fonctionnalités personnalisables augmentent le confort d’utilisation. Les systèmes d’extractions des données, grâce au système de reconnaissance (OCR) permettent une création de notes de frais sur la base d’une simple photo.

Certaines options de l’interface web se retrouvent également sur l’application mobile. C’est notamment le cas du système d’archivage numérique qui permet à chaque collaborateur de retrouver ses justificatifs en quelques clics. Pour autant, mobilité ne signifie pas perte de sécurité. Le stockage est normalement accompagné d’une sécurité renforcée des données de chaque collaborateur.

L’application mobile est l’outil parfait pour la gestion des notes de frais à l’étranger. Outre la gestion en temps réel à distance, l’application permet de gérer les justificatifs avec les devises et la TVA locales.

L’application Silae Expense opéré par Jenji permet de convertir automatiquement les montants de devises étrangères avec le taux de change en vigueur. Elle permet également de définir le montant des frais bancaires et de paramétrer des taux de change spécifiques.

Avec toutes les possibilités offertes par l’application mobile, le collaborateur peut se concentrer pleinement sur son déplacement professionnel.

La collecte automatisée des données s’accompagne généralement d’un centre de gestion des données collectées. Ce centre est le point où toutes les données sont rassemblées, traitées, classées, archivées.

Le hub joue un rôle de conseiller financier avec des analyses personnalisées, des rapports automatiques et des systèmes d’alertes en cas d’anomalie. Cet outil puissant épaule les gestionnaires financiers pour le contrôle et les choix des orientations stratégiques.

Les données liées à vos dépenses professionnelles ont une forte valeur. Encore faut-il pouvoir les analyser, les synchroniser aux bons outils, et bénéficier d’une visualisation sur mesure. C’est le rôle du centre de données de votre logiciel de gestion des notes de frais.

Outre les analyses et rapports, un centre de dépense permet de détecter les fraudes. Cette détection est automatique, grâce à l’Intelligence Artificielle (IA). Le contrôleur financier est immédiatement alerté des dépenses anormales, sans devoir passer chaque dépense en revue.

Le centre de gestion permet enfin une optimisation de la trésorerie. Grâce à l’intégration avec les autres logiciels, et l’automatisation de la refacturation, le centre de dépenses offre une véritable rationalisation des pratiques comptables.