Logiciel OCR : Convertissez vos scans en fichiers modifiables

Il convertit en effet le texte de documents numérisés ou de fichiers images en fichiers informatiques contenant des données lisibles et modifiables par une machine, et pouvant donc être utilisés dans la gestion et le traitement des données.

Le processus par lequel le logiciel OCR extrait des données d’un texte et les convertit en fichiers modifiables commence dès le téléchargement du fichier, puisque le logiciel se charge alors d’améliorer la qualité globale de la numérisation (les fichiers sont généralement déformés ou contiennent du “bruit” pouvant être notamment causé par une luminosité variable). Cette toute première étape du processus est vitale ; les images floues ou déformées étant difficiles à interpréter.

Le logiciel supprime ensuite les ombres laissées par les plis et autres défauts, afin de s’assurer que les caractères soient reconnus avec précision. Puis, il analyse la structure de l’image en détectant les positions du texte, les espaces blancs et la hiérarchisation des zones ou sections de texte importantes.

L’étape de reconnaissance des caractères commence alors par l’identification de mots individuels, puis de lignes entières de données. Ce faisant, le logiciel se prépare à l’analyse et à la correction des erreurs. En effet, chaque fichier brut contient généralement des erreurs causées par des caractères abimés ou flous. Le logiciel OCR résout donc ce problème en identifiant les erreurs puis en les corrigeant.

Une fois le fichier d’origine traité, nettoyé et corrigé, il peut remplir sa fonction première : lire et traduire des caractères. Chaque image de chaque caractère est convertie en un code de caractère. Une fois le texte interprété dans son intégralité, le fichier généré peut être enregistré dans le format souhaité.

Il existe deux types de logiciels OCR disponibles sur le marché : les versions classiques et les versions professionnelles.

• Le Logiciel OCR classique. Généralement conçu pour un usage personnel, il offre suffisamment de fonctionnalités pour les personnes étant à la recherche d’une solution OCR simple. Pour autant, les logiciels classiques n’incluent pas autant d’options d’entrée, de sortie et de flux de travail que les logiciels professionnels.
• Easy Screen OCR est un exemple de logiciel OCR gratuit. Il repose sur un moteur de reconnaissance hébergé sur le cloud et alimenté par Google, ce qui signifie que vous avez besoin d’une connexion Internet active pour que le logiciel fonctionne. Il peut être utilisé pour convertir du texte à partir de captures d’écran, permettant ainsi aux utilisateurs d’extraire des données de sites Web. Easy Screen OCR prend en charge plus de 100 langues et est compatible avec les systèmes d’exploitation Windows, MacOS et Android.
• Le logiciel OCR professionnel. Conçu pour les entreprises, ce dernier dispose de fonctionnalités plus avancées qui permettent aux organisations de convertir rapidement, avec précision et en masse les images issues de pratiquement n’importe quelle source de numérisation en un fichier numérique modifiable.

Dans le cadre de l’activité de l’entreprise, il est généralement utilisé pour traiter et convertir des fichiers numériques tels que des reçus, des contrats, des factures et des états financiers, rendant alors le traitement des données plus efficace.

Pour choisir le bon logiciel OCR, vous devez faire correspondre vos attentes aux fonctionnalités proposées par la solution.

Posez-vous les questions suivantes : Quel type de système d’exploitation utilisez-vous (Mac ou Windows) ? Utiliserez-vous le logiciel pour un usage personnel ou professionnel ? De quel type de fichier avez-vous besoin in fine ? La précision, la fiabilité et la vitesse sont-elles une priorité ?

Des versions Freemium de logiciels OCR sont disponibles en ligne et conviennent à un usage personnel, mais leurs fonctionnalités s’avèrent inadaptées aux usages professionnels ou aux images difficiles à lire. Certains sites Web offrent également des services gratuits pour les images, cependant, les niveaux de sécurité sont généralement bas et les vitesses de conversion lentes.

Les systèmes d’exploitation Windows disposent généralement d’un logiciel OCR de base intégré (Fax viewer) et compatible avec un scanner standard, tandis que les systèmes d’exploitation MAC n’ont pas de logiciel intégré. Certaines imprimantes HP (HP Deskjet All-in-One, PhotoSmart All-in-One, et Officejet) ont également une fonctionnalité OCR.

Les entreprises qui ont l’intention d’utiliser ce logiciel doivent donc prendre le temps de comprendre quels sont les logiciels disponibles (gratuits ou payants) compatibles avec leur système d’exploitation et capables d’apporter les fonctionnalités requises :

• L’analyse de la mise en page pour détecter automatiquement toutes les colonnes de texte, de tableaux et d’images.
• La fonction de découpage pour diviser les documents longs en plusieurs documents plus courts afin de rendre le téléchargement et la gestion plus efficaces.
• La fonction de recherche pour faciliter les recherches pratiques à travers les mots-clés, les filtres et les titres.
• La reconnaissance de la langue pour traiter, modifier et enregistrer des documents dans plusieurs langues.
• La prise en charge de plusieurs formats pour créer et enregistrer des fichiers dans plusieurs formats, y compris MS Office, PDF, et JPG.
• La signature numérique pour créer des signatures numériques sur des documents à distance et bénéficier d’une sécurité accrue.
• Les fonctions de collaboration pour permettre aux membres de l’équipe de gérer les commentaires.

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