Notes de frais et TVA : comment optimiser votre trésorerie d’entreprise ?

Encore faut-il bénéficier d’un paramétrage adapté à l’entreprise, sans quoi la technologie ne livre pas tout son potentiel. Claudia Marie-Huet, manager TVA chez Ayming, explique l’importance des logiciels de gestion de notes de frais et leur paramétrage pour optimiser la récupération de la TVA.

Ayming est une société de conseil en business performance, focalisée sur 4 domaines d’expertise : performance RH, innovation, opérations et fiscalité. Nos 1300 collaborateurs répartis dans 15 pays en Europe, Amérique du Nord et Asie, accompagnent plus de 20 000 clients dans leurs opérations au sein de l’Union européenne et à l’international.

Ayming est un spécialiste de récupération et de sécurisation de la TVA, avec 4 typologies d’accompagnement : récupération de la TVA étrangère, gestion déclarative UE et hors UE, mise en place de la documentation Piste d’Audit Fiable et, récupération de la TVA sur les notes de frais.

Notre action se focalise principalement sur la récupération de la TVA étrangère, c’est-à-dire la TVA qu’une entreprise acquitte dans un autre pays. Les règles de déductibilité de cette TVA peuvent être différentes de celles applicables dans le pays de l’entreprise, ce qui complexifie le processus de récupération.

Une partie importante des besoins de nos clients concerne donc leurs demandes de remboursements de TVA dans les États membres de l’Union européenne mais aussi hors UE. Nous proposons également un accompagnement pour les différentes déclarations de TVA locales, via lesquelles nous déduisons la TVA supportée sur les achats.

Les notes de frais concernent des dépenses nationales, mais également européennes, voire mondiales. Il y a donc plusieurs modalités de récupération de la TVA à faire co-exister rien qu’en travaillant sur les notes de frais.

Certaines entreprises n’ont pas encore mis en place d’outils de gestion des notes de frais. Le manque est réel puisque ces entreprises ont soit renoncé à récupérer la TVA sur les notes de frais, soit elles font supporter une charge de travail supplémentaire aux services comptables.

Pour les entreprises ayant mis en place un outil de gestion de notes de frais, se pose la question du paramétrage de l’outil qui impacte le taux de récupération de la TVA. Sans un paramétrage cohérent avec la politique de dépense, et surtout les règles de déductibilité, l’outil de gestion ne permettra pas une récupération exhaustive et sécurisée de la TVA.

De plus, l’adoption d’un outil spécialisé ne signifie pas nécessairement que l’entreprise va faire les bons choix d’utilisation. Par exemple, certaines entreprises mettent à la charge du collaborateur un enregistrement très détaillé de ses dépenses, pour une meilleure récupération de la TVA. C’est notamment le cas lorsque le logiciel propose une gestion qui n’est pas totalement automatisée, et que l’entreprise opte pour un paramétrage de l’enregistrement très détaillé de la note de frais. Il existe alors un risque que le collaborateur passe beaucoup de temps à effectuer une tâche supplémentaire relevant normalement de la compétence du comptable. Utiliser un outil de gestion des notes de frais permet d’éviter cette charge de travail supplémentaire tout en garantissant le remboursement au collaborateur et la récupération de la TVA.

La crise sanitaire liée à la COVID a généré des impacts économiques assez différents d’une activité à l’autre. Des secteurs d’activité comme le e-commerce ou la grande distribution ont plutôt bien fonctionné en 2020 quand d’autres secteurs comme la fabrication de matériel de transport, l’hébergement ou la restauration ont pâti de cette crise.

Globalement en matière de TVA, que les entreprises soient en difficulté ou non, les services comptables ont eu tendance à se recentrer sur leurs activités premières, c’est-à-dire l’émission des factures de ventes avant tout, ensuite la gestion des factures d’achats et surtout sur leurs obligations déclaratives afin de ne pas subir des pénalités ou se mettre en risque de redressement. Les activités jugées chronophages ont été totalement délaissées, et la récupération de la TVA en fait partie.

Les notes de frais ont toujours été un poste de dépenses important dans les entreprises. Avec les confinements, les entreprises ont vu ces postes de charges diminuer. Celles qui n’étaient pas équipées d’outil de gestion de notes de frais ont eu du mal à piloter leurs dépenses en cours, car il leur fallait d’abord remonter les justificatifs, ce qui s’avérait très compliqué avec la mise en place du télétravail. Les financiers, quant à eux, n’avaient pas de visibilité quant aux dépenses d’ores et déjà engagées et donc à rembourser.

Selon les Pays, la TVA peut grever le prix d’une prestation de 17 à 27 points, un montant considérable qu’il serait dommage de négliger, en particulier avec la conjoncture liée à la crise sanitaire.

En adoptant une stratégie de récupération appropriée, les entreprises peuvent ainsi réduire leur poste de charges en récupérant la TVA et donc influer sur leur trésorerie. C’est une des clés pour la performance opérationnelle et financière des entreprises afin de rester compétitives avec leurs homologues.

Si le fonctionnement de la TVA est simple en apparence – remboursement ou paiement du solde entre TVA collectée et TVA déductible – la difficulté réside dans les exceptions et les particularités des TVA locales et des taux applicables. La technologie va permettre de réduire cette complexité.

Pour optimiser la récupération de TVA, l’entreprise doit pouvoir s’appuyer sur une bonne visibilité de ses flux afin d’identifier les bons leviers de récupération en fonction des prescriptions applicables. Un outil de gestion des notes de frais permet de disposer en temps réel d’une catégorisation de ses dépenses, dans un laps de temps défini avec la documentation ad hoc. Le logiciel va permettre à l’entreprise de justifier et sécuriser la TVA.

Pour cela, le paramétrage doit être adapté à chaque entreprise, sans quoi la gestion ne sera pas réellement optimisée. Les entreprises font donc appel à nous pour ce paramétrage optimal, afin de déployer toute la puissance de l’outil de gestion et augmenter leur compétitivité.