Quels sont les avantages d’un coffre-fort numérique en entreprise ?

Ces dernières ne doivent pas être divulguées puisqu’elles risquent de porter atteinte à la vie privée de vos collaborateurs et vous devez vous assurer de leur garantie d’accès et d’intégrité pendant toute la durée règlementaire de leur conservation. C’est là tout l’intérêt de recourir à un coffre-fort dématérialisé. Quels sont les points forts de ce type de solution ?

Lorsque vous êtes un gestionnaire des ressources humaines, vous devez gérer les dossiers papier, les fichiers et les documents relatifs à vos employés. Grâce à l’espace virtuel, vous pouvez les regrouper en un seul endroit. Cela vous permettra de gagner du temps et d’éviter les risques d’égarement de carton d’archive. Selon vos besoins, vous pouvez trier et ranger vos données.

Le coffre-fort électronique est un espace sécurisé garantissant l’intégrité et la valeur juridique des documents électroniques qui vous permet de conserver les fichiers dématérialisés relatifs à votre personnel. Il vous sert également à archiver les différents documents en cas de besoin y compris litige voir contentieux. Par conséquent, vous devrez transmettre une copie numérique d’une des pièces du dossier du salarié (qu’il soit actif, qu’il ait quitté la société) et qu’elle puisse être à vocation probatoire en cas de litige. Grâce à la disponibilité de l’espace virtuel sécurisé cela permettra aussi d’accéder plus rapidement aux pièces archivées et ce de tout accès internet habilité.

En définitive, le coffre-fort électronique est une solution optimale pour la conservation de documents. Afin de réduire votre empreinte carbone, c’est l’idéal.

Par ailleurs le coffre-fort virtuel, est un moyen intéressant pour l’employeur de réaliser d’importantes économies. En effet, outre les habituels frais postaux (>0,80€), éditique (traitement édition, papier, impression, mise sous pli) (>0,20€) par document, vous pourrez économiser sur les frais de gestion interne de ces documents à transmettre de façon sûre à vos employées et économiser près de 2€ par pli. En ce qui concerne les ressources humaines, ils réaliseront d’intéressantes économies de temps et pouvoir se concentrer sur les activités qui ont une réelle valeur ajoutée pour votre structure.

En outre, la sélection d’un coffre-fort électronique à vocation probatoire a une influence sur l’image de marque de votre établissement. Elle vous aide à réduire votre empreinte et à améliorer la manière dont vous êtes perçu par les clients et les partenaires. Grâce à cette solution, vous gagnerez d’importants contrats.

Aujourd’hui, le coffre-fort numérique à vocation probatoire est un indispensable pour toute structure qui souhaite être conforme aux législations relatives au GDPR ou RGPD. Vous ne pouvez plus adresser de documents comportant des données à caractère personnel par email et depuis 2017, les employeurs peuvent adresser le bulletin de paie sous forme électronique à l’ensemble de leur personnel sans leur accord préalable, sous réserve de respecter certaines conditions auxquelles les coffres forts numériques vous permettront de répondre. En raison des règles existantes, ces documents doivent être conservés pendant de longues années, jusqu’à 50 ans pour les bulletins de salaire50 ans.

Par ailleurs des normes AFNOR sont publiées depuis plusieurs années concernant le respect du RGPD (AFAQ VP2), le coffre-fort numérique (NFZ42-020) et les systèmes d’archivage électronique à vocation probatoire (NFZ42-013) vous permettent de vous assurer de prendre une solution conforme aux exigences es règlementaires et normatives, en reposant sur une solution certifiée (NF203 CCFN et ou NF461 SAE), la certification étant la seule vraie garantie du bon respect de ces normes.

C’est la raison pour laquelle les coffres-forts numériques sont une excellente solution. Elles vous permettront de vous conformer aux réglementations en vigueur.

Le coffre-fort virtuel est un élément qui permet au salarié y compris pour ses besoins personnels de conserver des documents numériques (nativement électroniques ou scannés). Il s’agit d’un service dont le salarié peut profiter gratuitement en fonction de la plateforme choisie. Même si l’employé change d’orientation, part travailler dans un autre pays ou démissionne, il peut toujours accéder à l’ensemble des informations dont il a besoin à partir d’un simple accès Internet et de ses identifiants.

Le salarié pourra s’y faire verser tous les documents émis par l’employeur à son attention (Bulletin de paie, documents de sortie,) qui y seront conservés pour preuve pour une durée de 10 ans à 50 ans en fonction de la durée règlementaire de conservation des documents afin de permettre au salarié de faire valoir ses droits, si nécessaire.

Certaines solutions plus développées pour le salarié, propose en complément des collecteurs automatique et gratuit de documents auprès des différents fournisseurs des particuliers (télécom, eau, gaz, électricité, complémentaire santé, impôts, etc..) ce qui permet de percevoir le coffre-fort numérique comme le réceptacle automatisé de l’ensemble de ses documents administratifs et importants.

Par ailleurs comme cet espace est l’espace personnel du salarié, mais aussi de l’individu à titre personnel, Ce dernier peut disposer en complément de la capacité d’y verser pour archivage aussi ses propres documents numériques (copie acte de mariage, copie pièces d’identité, copie acte propriété, Voucher et billets avion, bateau, train, etc..) permettant d’avoir l’ensemble des documents importants à porter de main (accès via son ordinateur, de son smartphone, ou de tout accès Internet).

Les usages sont multiples, de l’accès à une information, à la capacité de mise à disposition de documents conservés dans son coffre via une fonction de partage (attestations, justificatifs, 3 derniers bulletins de salaires, pour une demande de prêts bancaires par exemple), en passant par la capacité de pouvoir reposer sur des copies de pièces en cas de vol pour faire valoir ses droits et faire refaire plus facilement ses papiers, ou pouvoir prendre son vol de retour.

La rapidité de versement ou d’accès au coffre-fort peut varier en fonction de la qualité du réseau et du poids des documents.