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Tout savoir sur la gestion des heures supplémentaires
En fonction de l’activité de votre entreprise et de ses besoins, vos salariés sont susceptibles de réaliser des heures supplémentaires. Cela est bien encadré et diffère en fonction des accords et conventions collectives de votre entreprise.
Pour mettre en place une gestion des heures supplémentaires, il est nécessaire de connaître les règles du code du travail, les exceptions, les exonérations possibles et les taux de majoration de votre convention collective.
Complexes à appréhender, il est l’heure d’éclaircir certaines notions de gestion des heures supplémentaires.
Les heures supplémentaires : définition
En principe la durée légale de travail pour un salarié à temps plein est fixée à 35 heures ou définie, pour les salariés sous convention de forfait annuel, à 1 607 heures dans le cadre d’une annualisation du temps de travail. Cependant, le salarié peut travailler en dehors de cette durée légale, en réalisant ce qu’on appelle des heures supplémentaires.
Selon la loi, les heures supplémentaires ne doivent pas dépasser un contingent annuel de 220 heures, mais un accord d’entreprise ou votre convention collective peut prévoir une autre durée. Les salariés en forfait jour ainsi que les cadres dirigeants ne sont pas concernés par les heures supplémentaires. Ainsi, la gestion des heures supplémentaires nécessite la prise en compte de tous ces éléments qui varient en fonction de votre entreprise et du poste de vos salariés.
Des contreparties sont prévues lors de la réalisation d’heures supplémentaires : majorations de salaire, repos compensateurs ou dans le cadre d’un contingent annuel, une contrepartie obligatoire en repos. Ces contreparties sont définies selon des modalités déterminées par accord collectif ou à défaut en fonction des dispositions supplétives (en cas d’absences de convention ou d’accord collectif) prévues par le code du travail.
Une gestion organisée et automatisée des heures supplémentaires permet d’optimiser et de faciliter la prise en compte et le calcul des heures supplémentaires notamment pour éviter les erreurs en paie.
La contrepartie des heures supplémentaires
Les heures supplémentaires ouvrent droit à des contreparties selon les accords d’entreprises ou les conventions collectives.
La contrepartie financière peut être matérialisée par une majoration payée de l’heure effectuée : cela est en principe fixé dans la convention collective. Ce taux ne peut être inférieur à 10%. À défaut d’accord ou de convention collective, le taux est défini à 25% pour les 8 premières heures et au-delà, une majoration de 50% est appliquée pour les jours ouvrés.
D’autres contreparties prennent la forme d’heures compensées avec des majorations qui viennent alimenter des compteurs de repos compensateur ou de RTT, si cela est prévu dans un accord collectif ou dans la convention collective. De plus, dans le cas du non-respect du contingent annuel qui définit le nombre d’heures supplémentaires à l’année pour un salarié, le salarié bénéficie d’une contrepartie obligatoire en repos avec des conditions qui peuvent être définies par accord ou convention collective.
La gestion des heures supplémentaires nécessite de prendre en compte le fonctionnement de chaque poste et celui de votre entreprise car les contreparties pour la réalisation d’heures supplémentaires sont différentes selon les cas.
L’importance d’une gestion efficace des heures supplémentaires
Une gestion efficace des heures supplémentaires est importante afin de respecter les règles du Code du travail ou d’une convention collective et les relations employeur-employé. En effet, seul l’employeur peut imposer à ces salariés la réalisation d’heures supplémentaires. En principe, un salarié ne peut pas refuser d’effectuer des heures supplémentaires si on le lui demande, sauf si le cadre légal n’est pas respecté par l’employeur. Le refus du salarié de réaliser les heures supplémentaires peut aller d’une sanction disciplinaire au licenciement pour faute.
De plus, des sanctions peuvent être encourues pour l’entreprise notamment si le salarié n’a pas bénéficié de contreparties pour la réalisation d’heures supplémentaires. Celui-ci pourra saisir le conseil des prud’hommes pour le paiement de ses heures qui lui sont dues.
Autre situation : si les heures supplémentaires ne sont pas affichées sur le bulletin de salaire de vos collaborateurs, l’employeur risque une condamnation pour travail dissimulé et le versement d’une indemnité aux salariés.
Au niveau fiscal depuis le 1er août 2022, les heures supplémentaires sont exonérées de l’impôt sur le revenu dans la limite de 7 500 euros nets (rémunération nette imposable) par an pour les revenus de l’année 2023.
Les heures supplémentaires au-delà du plafond de 7 500 euros seront soumises à l’impôt.
Exemple : Les heures supplémentaires de votre salarié lui ont rapporté 9 800 euros brut, soit 7 938 euros net en 2023. Le montant imposable est de 438 euros (calcul : 7 938 euros-7 500 euros).
Ainsi, la gestion des heures supplémentaires est essentielle pour respecter les réglementations en vigueur, faciliter la mise en place des heures supplémentaires auprès des collaborateurs, éviter les erreurs et bénéficier totalement des avantages, pour le collaborateur comme pour l’employeur, qu’apporte la mise en place d’heures supplémentaires.
Les étapes pour mettre en place une gestion optimisée des heures supplémentaires
Toute entreprise doit pouvoir gérer les heures supplémentaires réalisées par ses collaborateurs efficacement pour éviter les erreurs et d’éventuels conflits.
L’employeur est le seul à pouvoir imposer la réalisation d’heures supplémentaires. Ainsi, il doit connaître toutes les subtilités des règles de gestion des heures supplémentaires selon la convention collective de son activité. L’utilisation d’un logiciel SIRH intégrant la gestion des temps et activités (GTA) est un moyen efficace pour la gestion de vos heures supplémentaires.
Si vous gérez la paie en interne, il est essentiel de disposer d’outils adéquats pour intégrer les méthodes de calcul des heures supplémentaires conformément aux conventions et accords collectifs. Il est également important de considérer toutes les informations relatives à chaque salarié. Ce processus précis est crucial pour éviter les erreurs sur les bulletins de paie de vos employés et sur les compteurs de temps.
Que vous internalisiez ou externalisiez la gestion de la paie, il est essentiel de mettre en place un accord d’entreprise pour vous simplifier la gestion des heures supplémentaires dans lequel sont définies les règles de gestion des heures. Cela vous permettra de consolider et de valider les règles de gestion auprès de l’ensemble des collaborateurs sur le fonctionnement de votre système d’heures supplémentaires.
La communication est un élément essentiel de la bonne gestion des heures supplémentaires. Prévenez vos salariés des périodes et des jours où ils devront réaliser des heures supplémentaires. De plus, informez les des raisons de ces heures supplémentaires et de la manière dont elles seront effectuées pour intégrer vos collaborateurs dans le processus de gestion et pour favoriser le volontariat. Une bonne communication est également essentielle avec les syndicats pour éviter tout conflit sur la gestion du temps de travail.
L’utilisation d’un logiciel SIRH dans la gestion des heures supplémentaires
Pour la gestion des heures supplémentaires, utiliser un logiciel permet d’automatiser la gestion des heures supplémentaires et d’éviter les erreurs de calcul et les répercussions en paie. Par exemple, avec l’utilisation d’un logiciel SIRH, vous pouvez calculer facilement les heures supplémentaires réalisées par vos salariés en fonction de leur contrat, des feuilles de temps et des réglementations applicables à votre entreprise. Le logiciel prend ainsi en compte toutes les contraintes.
C’est un moyen d’automatiser votre gestion du temps de travail et des heures supplémentaires car les données sont directement intégrées et transmises à votre logiciel de paie.
Un logiciel SIRH, vous permet d’afficher les compteurs de temps (jour de repos, repos compensateur) sur l’ensemble des salariés pour une vue complète des heures réalisées. Cela leur permettra d’avoir une vue globale sur leurs crédits temps pour pouvoir réaliser des demandes de jours de repos plus facilement. Le salarié pourra également déclarer les heures supplémentaires réalisées et choisir le mode de compensation (heures payées ou compensées) si vous lui en laissez la possibilité.
Pour conclure, une gestion efficace des heures supplémentaires est primordiale pour respecter les différentes réglementations et bénéficier des avantages que peut procurer la réalisation d’heures supplémentaires pour votre entreprise. De plus, cela vous permet également d’éviter les erreurs en paie et les sanctions éventuelles tout en ayant un processus efficace de gestion RH.